Quy trình xử lý đơn hàng Dropship
QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG DROPSHIP
Bước 1. CTV đăng nhập hệ thống
CTV đăng nhập vào Tài khoản CTV Dropship trên Website tongkhonui.com.vn để quản lý sản phẩm, khách hàng và đơn hàng.
Sau khi đăng nhập, CTV có thể:
Xem danh mục sản phẩm.
Xem giá bán và mức hoa hồng.
Kiểm tra tồn kho.
Theo dõi doanh số.
Quản lý đơn hàng.
Bước 2. Chia sẻ sản phẩm
CTV lựa chọn sản phẩm muốn giới thiệu.
Tại mỗi sản phẩm có nút "Copy Link" (Sao chép liên kết).
Khi nhấn Copy Link, hệ thống sẽ tự động tạo đường dẫn sản phẩm đã gắn mã CTV (Affiliate ID).
CTV gửi liên kết này cho khách hàng thông qua:
Zalo
Messenger
TikTok
Website cá nhân
Các nền tảng mạng xã hội khác.
Bước 3. Khách hàng đặt hàng
Khách hàng truy cập Website thông qua liên kết giới thiệu của CTV và thực hiện:
Chọn sản phẩm.
Thêm vào giỏ hàng.
Nhập thông tin người nhận.
Chọn phương thức thanh toán.
Xác nhận đặt hàng.
Ngoài ra, CTV cũng có thể đăng nhập tài khoản Dropship để tạo đơn hàng trực tiếp cho khách.
Bước 4. Hệ thống ghi nhận đơn hàng
Sau khi đơn hàng được tạo thành công, hệ thống sẽ tự động:
Ghi nhận mã CTV giới thiệu.
Gắn quyền sở hữu đơn hàng cho CTV.
Cấp mã đơn hàng.
Ghi nhận doanh số tạm tính.
Chuyển đơn hàng sang hệ thống xử lý.
Mỗi đơn hàng chỉ được ghi nhận cho 01 CTV theo quy định của hệ thống.
Bước 5. Gửi thông báo đơn hàng
Ngay sau khi tạo đơn thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động.
Đối với CTV
Thông báo được gửi đến:
Trang quản lý CTV.
Zalo Official Account (OA) đã liên kết với tài khoản.
CTV có thể theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
Đối với khách hàng
Khách hàng sẽ nhận được thông báo qua Zalo theo số điện thoại đặt hàng, bao gồm:
Xác nhận đặt hàng thành công.
Mã đơn hàng.
Thông tin đơn hàng.
Phương thức thanh toán.
Trạng thái xử lý.
Mã vận đơn.
Thông báo giao hàng.
Bước 6. Xác nhận và xử lý đơn hàng
Hệ thống và Bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ kiểm tra:
Thông tin người nhận.
Địa chỉ giao hàng.
Tình trạng tồn kho.
Giá bán.
Voucher.
Điểm tích lũy.
Phương thức thanh toán.
Nếu cần thiết, Công ty sẽ liên hệ khách hàng để xác nhận trước khi xử lý.
Bước 7. Kiểm đếm và đóng gói
Bộ phận Kho sẽ:
Lấy hàng.
Kiểm tra chất lượng.
Kiểm đếm số lượng.
Đóng gói theo tiêu chuẩn.
Dán tem vận chuyển.
Toàn bộ quá trình lấy hàng, kiểm đếm, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển đều được hệ thống camera an ninh ghi hình liên tục và lưu trữ để phục vụ việc đối soát, xác minh và giải quyết khiếu nại khi cần thiết.
Bước 8. Bàn giao đơn vị vận chuyển
Sau khi đóng gói:
Đơn hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Mã vận đơn được cập nhật lên Website.
Hệ thống tự động gửi thông báo trạng thái mới đến CTV qua Zalo OA và khách hàng qua Zalo.
Bước 9. Giao hàng và hoàn tất đơn hàng
Đơn vị vận chuyển giao hàng đến khách.
Khi khách hàng nhận hàng thành công và không phát sinh đổi trả hoặc hủy đơn trong thời gian quy định, hệ thống sẽ:
Cập nhật trạng thái Hoàn thành.
Cộng điểm thưởng cho khách hàng (nếu đủ điều kiện).
Ghi nhận doanh số hợp lệ của CTV.
Khách hàng nên quay video mở kiện từ khi còn nguyên niêm phong để làm căn cứ giải quyết khiếu nại khi cần thiết.
Bước 10. Ghi nhận hoa hồng và thanh toán
Sau khi đơn hàng đủ điều kiện:
Hệ thống tự động tính hoa hồng cho CTV.
Hoa hồng được hiển thị trên trang quản lý CTV.
CTV có thể theo dõi:
Tổng số đơn hàng.
Doanh số.
Hoa hồng tạm tính.
Hoa hồng đã duyệt.
Hoa hồng đã thanh toán.
Điểm thưởng.
Đến kỳ đối soát, CÔNG TY CỔ PHẦN OC sẽ thanh toán hoa hồng bằng chuyển khoản ngân hàng và gửi thông báo thanh toán qua Zalo OA cũng như trên tài khoản CTV.
Quy trình trên được thiết kế nhằm giúp toàn bộ quá trình bán hàng Dropship được tự động hóa, minh bạch và thuận tiện cho cả CTV, khách hàng và Công ty.
